Thuê ngoài phần mềm CRM: Giải pháp cho doanh nghiệp hiện đại

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc quản lý quan hệ khách hàng (CRM) đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Phần mềm CRM giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ và phân tích thông tin khách hàng, từ đó xây dựng chiến lược marketing hiệu quả, nâng cao chất lượng dịch vụ và thúc đẩy doanh số bán hàng.

Tuy nhiên, việc đầu tư và triển khai một hệ thống CRM nội bộ đòi hỏi doanh nghiệp phải có nguồn lực tài chính và nhân sự dồi dào. Do đó, thuê ngoài phần mềm CRM đang trở thành một xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Lợi ích của việc thuê ngoài phần mềm CRM

05 lợi ích thuê ngoài phần mềm CRM

Giảm chi phí

Doanh nghiệp không cần bỏ ra khoản chi phí lớn để mua phần mềm, trang thiết bị phần cứng, hay thuê hạ tầng lưu trữ dữ liệu. Thay vào đó, họ chỉ cần thanh toán phí thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm với mức giá phù hợp với ngân sách.

Việc thuê ngoài giúp doanh nghiệp loại bỏ các khoản chi phí liên quan đến việc vận hành hệ thống như bảo trì, bảo dưỡng, cập nhật, và hỗ trợ kỹ thuật.

Doanh nghiệp không cần tuyển dụng hoặc đào tạo nhân viên IT để quản lý hệ thống CRM, từ đó tiết kiệm được chi phí nhân sự.

Nhanh chóng triển khai

Các nhà cung cấp dịch vụ CRM thường có quy trình triển khai được tối ưu hóa, giúp doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hệ thống chỉ sau vài ngày hoặc vài tuần. Việc thuê ngoài giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro trong quá trình triển khai hệ thống, do nhà cung cấp dịch vụ sẽ có trách nhiệm đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và hiệu quả.

Doanh nghiệp có thể dành toàn bộ thời gian và nguồn lực để tập trung vào hoạt động kinh doanh chính thay vì lo lắng về việc triển khai và vận hành hệ thống CRM.

Dễ dàng sử dụng

Các hệ thống CRM thuê ngoài thường được thiết kế với giao diện người dùng trực quan, dễ sử dụng, giúp nhân viên dễ dàng học hỏi và làm quen với hệ thống.

Hệ thống CRM cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết để quản lý mối quan hệ khách hàng hiệu quả, bao gồm quản lý thông tin khách hàng, theo dõi hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng, v.v.

Nhiều hệ thống CRM hỗ trợ đa ngôn ngữ, giúp doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống một cách dễ dàng dù nhân viên có ngôn ngữ khác nhau.

Cập nhật thường xuyên

Doanh nghiệp luôn được cập nhật các tính năng mới nhất của hệ thống CRM, giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và nâng cao năng suất làm việc. Nhà cung cấp dịch vụ CRM sẽ chịu trách nhiệm cập nhật các bản vá lỗi bảo mật thường xuyên để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp không cần lo lắng về việc hệ thống bị lỗi thời hay gặp sự cố kỹ thuật, vì nhà cung cấp dịch vụ sẽ luôn đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và hiệu quả.

Hỗ trợ chuyên nghiệp

Doanh nghiệp được hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của nhà cung cấp dịch vụ CRM, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Doanh nghiệp được cung cấp các khóa đào tạo bài bản để giúp nhân viên sử dụng hệ thống CRM một cách hiệu quả nhất. Có thể được tư vấn về các giải pháp CRM phù hợp với nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của mình.

>>> Xem thêm: 11 bước để lập kế hoạch triển khai CRM thành công

Những trường hợp nên thuê ngoài phần mềm CRM

Doanh nghiệp không có đủ nguồn lực

Việc triển khai và vận hành hệ thống CRM đòi hỏi nguồn vốn đầu tư ban đầu và chi phí vận hành hàng tháng. Doanh nghiệp có nguồn lực tài chính hạn hẹp có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng các khoản chi phí này. Thuê ngoài dịch vụ CRM giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ban đầu và chỉ cần thanh toán theo mô hình thuê bao, phù hợp với khả năng tài chính.

Doanh nghiệp hạn chế nguồn lực

Đồng thời, cũng đòi hỏi đội ngũ nhân sự có chuyên môn về công nghệ thông tin và quản trị quan hệ khách hàng. Doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc mới thành lập có thể không có đủ nhân sự đáp ứng yêu cầu này. Thuê ngoài dịch vụ CRM giúp doanh nghiệp tận dụng nguồn lực chuyên môn của nhà cung cấp, giảm tải cho bộ phận IT và nhân viên.

Ngoài ra cũng cần có chuyên môn kỹ thuật về phần mềm, hạ tầng và bảo mật dữ liệu. Doanh nghiệp không có đội ngũ IT có chuyên môn cao trong lĩnh vực này có thể gặp nhiều khó khăn trong quá trình vận hành hệ thống. Thuê ngoài dịch vụ CRM giúp doanh nghiệp tận dụng chuyên môn của nhà cung cấp, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, hiệu quả và an toàn.

Doanh nghiệp cần triển khai hệ thống CRM nhanh chóng

Việc tự triển khai hệ thống CRM có thể mất nhiều thời gian, từ vài tháng đến vài năm, do cần trải qua các giai đoạn như lựa chọn phần mềm, mua sắm, cài đặt, cấu hình, thử nghiệm và đào tạo nhân viên. Thuê ngoài dịch vụ CRM giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian triển khai xuống chỉ vài ngày hoặc vài tuần, do nhà cung cấp có quy trình triển khai được tối ưu hóa và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp.

Doanh nghiệp cần triển khai hệ thống CRM nhanh chóng để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh quan trọng như bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng. Thuê ngoài dịch vụ CRM giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa hệ thống vào hoạt động, tạo lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.

Triển khai hệ thống CRM nhanh chóng, tiên tiến

Việc tự triển khai hệ thống CRM tiềm ẩn nhiều rủi ro như lựa chọn phần mềm không phù hợp, gặp sự cố kỹ thuật, chậm tiến độ, v.v. Thuê ngoài dịch vụ CRM giúp doanh nghiệp chuyển giao rủi ro cho nhà cung cấp, đảm bảo hệ thống được triển khai thành công và hoạt động hiệu quả.

Doanh nghiệp muốn sử dụng hệ thống CRM tiên tiến

Các nhà cung cấp dịch vụ CRM thường xuyên cập nhật hệ thống với các tính năng mới nhất và các bản vá lỗi bảo mật, giúp doanh nghiệp luôn sử dụng hệ thống tiên tiến và an toàn. Khi tự triển khai hệ thống, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc cập nhật và bảo trì hệ thống.

Các hệ thống CRM thuê ngoài thường cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết để quản lý mối quan hệ khách hàng hiệu quả, bao gồm quản lý thông tin khách hàng, theo dõi hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng, tự động hóa quy trình, phân tích dữ liệu, v.v. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hệ thống phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.

Các hệ thống CRM thuê ngoài có khả năng mở rộng cao, có thể đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Doanh nghiệp không cần lo lắng về việc hệ thống không đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng khi quy mô kinh doanh tăng lên.

Doanh nghiệp muốn tập trung vào hoạt động kinh doanh chính

Doanh nghiệp nên tập trung vào các hoạt động kinh doanh chính tạo ra lợi thế cạnh tranh thay vì dành thời gian và nguồn lực cho việc quản lý hệ thống CRM. Thuê ngoài dịch vụ CRM giúp doanh nghiệp giải phóng nguồn lực, tập trung vào các hoạt động mang lại lợi nhuận cao hơn.

Việc vận hành hệ thống CRM đòi hỏi nhiều thời gian và công sức để quản lý, bảo trì, cập nhật và xử lý sự cố. Thuê ngoài dịch vụ CRM giúp doanh nghiệp giảm thiểu gánh nặng quản lý.

>>> Tham khảo thêm về: Phương án tự triển khai phần mềm CRM: Bước tiến vượt trội cho doanh nghiệp

Các lưu ý quan trọng khi thuê ngoài phần mềm CRM

Chọn nhà cung cấp uy tín

Lựa chọn nhà cung cấp có uy tín và kinh nghiệm triển khai hệ thống CRM thành công cho các doanh nghiệp trong cùng ngành.

Đánh giá năng lực của nhà cung cấp về đội ngũ nhân sự, trình độ chuyên môn, quy trình triển khai, khả năng hỗ trợ và dịch vụ khách hàng.

Tham khảo ý kiến khách hàng đã sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp để đánh giá chất lượng dịch vụ và mức độ hài lòng.

Lựa chọn nơi cung cấp phần mềm uy tín, chất lượng

Đọc kỹ hợp đồng

Đọc kỹ từng điều khoản trong hợp đồng để đảm bảo hiểu rõ các quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên.

Chú ý các điều khoản quan trọng như phạm vi dịch vụ, thời gian triển khai, cam kết chất lượng, bảo mật dữ liệu, điều khoản thanh toán, điều khoản giải quyết tranh chấp.

Thỏa thuận các điều khoản bổ sung nếu có nhu cầu đặc biệt để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp.

Đọc kỹ điều khoản trong hợp đồng

Bảo mật dữ liệu

Đảm bảo nhà cung cấp có các biện pháp bảo mật dữ liệu an toàn như mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập, tường lửa, cập nhật phần mềm vá lỗi thường xuyên.

Ký kết hợp đồng bảo mật dữ liệu với nhà cung cấp để quy định rõ ràng trách nhiệm bảo mật và xử lý vi phạm dữ liệu.

Hạn chế quyền truy cập dữ liệu cho nhân viên của nhà cung cấp và chỉ cung cấp quyền truy cập cho những người có thẩm quyền.

Lưu ý về bảo mật dữ liệu

Giao tiếp hiệu quả

Xác định rõ nhu cầu và mục tiêu sử dụng hệ thống CRM của doanh nghiệp để trao đổi với nhà cung cấp. Duy trì giao tiếp thường xuyên với nhà cung cấp trong suốt quá trình triển khai và vận hành hệ thống. Phản hồi kịp thời các vấn đề phát sinh và phối hợp với nhà cung cấp để tìm kiếm giải pháp hiệu quả.

Thuê ngoài phần mềm CRM mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo việc triển khai và sử dụng hệ thống hiệu quả. Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đọc kỹ hợp đồng, chú trọng bảo mật dữ liệu và giao tiếp hiệu quả là những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi ích từ việc thuê ngoài phần mềm CRM.

>>> Khám phá thêm: Dự báo những xu hướng CRM nổi bật trên thị trường công nghệ năm 2024

Tạm kết

Thuê ngoài phần mềm CRM mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định này.

Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, thuê ngoài phần mềm CRM có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, tăng hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm chi phí.